Ortak alanlar bir siteyi yaşanır kılan yerlerdir. Havuz, spor salonu, tenis kortu, çocuk oyun alanı, toplantı ya da etkinlik salonu. Aynı zamanda sitedeki şikâyetlerin önemli bir kısmı da buralardan çıkar. Kortu hep aynı kişiler tutuyor, salonda gece geç saate kadar ses var, havuz kalabalık, toplantı odası dağınık bırakılmış.
Bu şikâyetlerin çoğu kötü niyetten değil, belirsizlikten doğar. Kural yazılı değilse herkes kendi doğrusunu uygular. Bu yazıda ortak alan kurallarını nasıl yazabileceğinizi ve rezervasyonu nasıl adil tutabileceğinizi anlatıyoruz.
Kural nereye dayanmalı?
Bir ortak alan kuralı ne kadar makul olursa olsun, sakinler onu "yönetimin keyfi" olarak gördüğünde uygulanması zorlaşır. Bu yüzden kuralın dayanağını baştan netleştirin.
Önce sitenizin yönetim planına bakın. Ortak alanların kullanımına dair hüküm olabilir. Yönetim planında yer almayan ayrıntılar için kat malikleri kurulunda konuşulup karara bağlanmış bir kural metni, yöneticinin tek başına astığı bir duyurudan çok daha güçlüdür. Kuralın kurulda tartışılması, itirazların baştan duyulmasını da sağlar.
İyi bir kural metninde neler olur?
Her tesis için kısa ve aynı düzende bir metin hazırlamak işi kolaylaştırır. Şu başlıklar çoğu tesis için yeterlidir:
- Açık olduğu gün ve saatler. Hafta içi ve hafta sonu farklıysa ayrı yazın.
- Kapasite. Aynı anda en fazla kaç kişi bulunabilir?
- Kimler kullanabilir. Yalnız sakinler mi, misafir getirilebilir mi, getirilebilirse kaç kişi?
- Süre. Bir kullanım ya da rezervasyon en fazla ne kadar sürer?
- Çocuklar. Hangi yaşın altındaki çocukların yanında bir yetişkin bulunmalı?
- Temizlik ve düzen. Kullanan kişi alanı nasıl bırakmalı?
- Hasar. Bir şey kırılır ya da bozulursa nasıl bildirilir?
- Bakım ve kapalı günler. Tesis ne zaman ve nasıl duyurularak kapatılır?
Metni kısa tutun. Bir sayfayı geçen kural metni okunmaz. Ayrıntılar gerektiğinde ayrı bir ekte kalabilir.
Tesis tesis dikkat edilecekler
Havuz. En çok kalabalık ve en çok güvenlik kaygısı olan alandır. Açık saatleri, misafir sınırını ve çocukların yetişkin eşliğinde girmesini net yazın. Havuzun işletilmesiyle ilgili sağlık ve güvenlik şartları ayrı bir konudur, bunun için ilgili kurumlara ve uzmanlara danışın.
Spor salonu. Ekipmanın doğru kullanımı, temizlik havlusu, ağırlıkların yerine konması gibi küçük kurallar salonun ömrünü uzatır. Yoğun saatlerde süre sınırı koymayı düşünün.
Tenis kortu ve benzeri sahalar. Rezervasyonun en çok gerektiği yerlerdir. Saat dilimleri belli olsun, bir kişinin haftada kaç saat tutabileceği sınırlansın.
Toplantı ve etkinlik salonu. Bitiş saati, ses düzeyi, temizlik ve salonun eski haline getirilmesi baştan konuşulsun. Doğum günü gibi kalabalık etkinliklerde misafir sayısı ve otopark ihtiyacı önceden bildirilsin.
Çocuk oyun alanı. Rezervasyon gerektirmez ama saat ve yaş sınırı, özellikle akşam saatlerinde ses şikâyetlerini azaltır.
Rezervasyon neden gerekir?
Her tesise rezervasyon gerekmez. Çocuk parkı ya da yürüyüş yolu için gereksizdir. Ama sınırlı kapasiteli, saatle kullanılan alanlarda rezervasyon kavgayı önler.
Adil bir rezervasyon düzeni için birkaç ilke:
- Herkes aynı anda görsün. Hangi saatin boş olduğu herkes için aynı yerden görünmeli. "Görevliye sordum, doludur dedi" belirsizliği güvensizlik doğurur.
- Sınır koyun. Bir dairenin aynı anda kaç aktif rezervasyonu olabileceği ve haftada kaç saat kullanabileceği belli olsun.
- İptali kolaylaştırın. Gelmeyecek olan kişi saati kolayca bırakabilmeli. İptal için makul bir süre tanımlayın.
- Bekleme listesi tutun. Dolu bir saat boşalırsa sıradaki kişiye haber gitsin.
- Gelmeyenleri izleyin. Rezervasyon yapıp gelmemek başkasının hakkını yer. Tekrarlanırsa nazikçe hatırlatın.
Misafirle kullanım
Ortak alanlardaki tartışmaların bir kısmı misafirlerden doğar. Bir sakinin hafta sonu havuza on kişilik bir grupla gelmesi, diğer sakinlerin alanı kullanamaması anlamına gelebilir.
Misafir konusunda net olmak işi kolaylaştırır:
- Hangi tesislere misafir getirilebileceğini yazın.
- Bir dairenin aynı anda kaç misafir getirebileceğini belirleyin.
- Misafirin yanında sakinin de bulunması gerekip gerekmediğini açıkça söyleyin.
- Rezervasyonlu tesislerde misafirlerin rezervasyona eklenmesini isteyin, böylece kapasite doğru hesaplanır.
Kuralları zamanla gözden geçirin
Bir kez yazılan kural sonsuza kadar doğru kalmaz. Site büyür, sakinler değişir, bir tesisin kullanım alışkanlığı farklılaşır. Yılda bir, örneğin genel kurul öncesinde, ortak alan kurallarını gözden geçirin. Hangi kural işledi, hangisi sürekli şikâyet konusu oldu, hangisi hiç uygulanmadı? Bu soruların cevabı bir sonraki yılın kurallarını daha iyi hale getirir.
Kuralı kavga çıkarmadan uygulamak
En iyi yazılmış kural bile uygulanmazsa işe yaramaz. Ama sert bir uygulama da komşuluğu bozar.
- Kuralları tesisin girişine asın ve sakinlere duyurun.
- Değişiklikleri yürürlüğe girmeden önce haber verin.
- İlk ihlalde kişiye özel ve nazik bir hatırlatma yapın. Herkese giden bir duyuruyla tek bir kişiyi hedef almayın.
- Tekrarlanan ihlali kurulda konuşun, kişisel tartışmaya çevirmeyin.
- Tesisteki görevliye neyi söyleyip neyi söylemeyeceği konusunda net bir yetki verin.
Kısaca
Ortak alanlardaki şikâyetlerin çoğu belirsizlikten doğar. Kuralı yönetim planına ya da kurul kararına dayandırmak, her tesis için kısa ve aynı düzende bir metin yazmak, rezervasyonda herkese aynı görünürlüğü ve aynı sınırı tanımak ve kuralı nazik ama tutarlı uygulamak ortak alanları yeniden keyifli hale getirir.
Gagent'ta nasıl yapılır?
Gagent'ta yönetici her tesisi açık saatleri, kapasitesi, süresi ve onay kuralıyla ayrı tanımlar, bakım ve temizlik için bir aralık kapatabilir. Sakin hangi saatin boş olduğunu telefonundan görür ve yerini ayırır, dolu saatte başka sakinin adı görünmez. Dolu saate bekleme listesine girilir, rezervasyondan önce hatırlatma gider, tesisteki görevli gelenleri işaretler. Bir dairenin bütün saatleri tutmaması için daire başına aktif rezervasyon sayısı ve haftalık kullanım sınırı konabilir. Ayrıntılar için Ortak alan rezervasyonu sayfasına bakabilir, ya da canlı deneyin.